Co byste si mysleli o podnikových právnících a manažerech, kdyby ukládali důležité dokumenty do šanonů a vůbec by se nestarali, zda jsou na papírech podpisy a razítka? V zásadě totéž se v mnoha českých firmách děje s elektronickými originály dokumentů. I právní důsledky jsou velmi podobné. Projeví se však až ve chvíli, kdy bude zapotřebí dokument předložit úřadům nebo použít při důkazním řízení.

Vedení mnoha podniků přitom o této "časované bombě" vůbec neví. A to navzdory tomu, že úřady opakovaně a jednoznačně prohlašují, že dokumenty, které neodpovídají legislativním požadavkům, nebudou akceptovány. Ostatně, i zákon o elektronickém podpisu jasně říká, že pokud příjemce dokumentu neudělal vše potřebné pro ověření jeho korektnosti (pravosti), přebírá tím odpovědnost za případné škody, které vzniknou.

Čtěte také:

-    První srozumitelné vysvětlení, co je elektronický podpis

-    Co je časové razítko a proč je dokument bez něj neúplný?


SecuStamp.com – centrum snadné práce s elektronickými dokumenty

Podniky, které dostávají elektronické originály dokumentů (od úřadů, obchodních partnerů či kohokoliv jiného),  mají v zásadě dvě možnosti, jak s nimi pracovat:
1)    Veškeré elektronické originály převádět do papírových kopií, platit 30 korun za každou takto převedenou stránku a nadále podstupovat všechny náklady a komplikace papírování.

2)    Naučit se správně zacházet s elektronickými originály. Ti, kdo si potřebné návyky osvojí, většinou rychle zjišťují, že práce s nimi je o tolik snadnější než s papíry, že se snaží elektronizovat další a další typy dokumentů.

Logickou volbou pro takové případy je prostředí www.SecuStamp.com, které představuje bezkonkurenčně nejjednodušší způsob, jak s elektronickými dokumenty pracovat. I neškolený uživatel se nemusí nic učit, nikde není zapotřební ani kliknutí navíc. Mezi funkcemi, které prostředí SecusStamp poskytuje, můžeme zmínit zejména:

Ověřování platnosti elektronického podpisu

Stačí vložit dokument do formuláře, a během několika vteřin získáte jednoznačné a srozumitelné posouzení dokumentu podepsaného elektronickým podpisem z České republiky i jiných evropských zemí. Služba využívá stejné postupy a technologie jako Czech POINT, ale je propojena i s certifikačními autoritami mimo Českou republiku.

Podepisování s časovým razítkem

Prostředí SecuStamp.com poskytuje nástroje, které umožňují velmi snadno připojit k dokumentům elektronický podpis a zároveň je zabezpečit časovým razítkem. Způsob jakým může každý registrovaný uživatel portálu získávat časová razítka je navíc zcela unikátní a velmi snadný. Firmy, úřady i jednotliví uživatelé už nemusejí jednat a uzavírat smlouvy s jednotlivými certifikačními autoritami, zavazovat se k minimálnímu odběru, nakupovat speciální hardware či nákladně rozšiřovat své softwarové vybavení. Každý si pouze zakoupí balíček razítek, která pak podle potřeby čerpá po neomezeně dlouhou dobu.

Automatická konverze dokumentů do PDF

Součástí nabídky portálu SecuStamp.com je i serverový nástroj pro firmy a organizace, který poskytuje automatizovaný převod dokumentů do formátu PDF nebo PDF/A. Umožňuje provádět konverzi do PDF na uživatelských PC, ze sdílených složek na serveru nebo ze sledovaných e-mailů. Mezi jeho výhody patří především centrální instalace a správa uživatelských nastavení pro jednotlivé stanice v síti.

Na co si dát dobrý pozor

Není tedy zapotřebí osvojovat si žádné technické dovednosti. Naproti tomu je důležité důsledně respektovat určité zásady:
-    Kontrolujte pravost (v právnickém jazyce se tím myslí platnost) všech elektronických dokumentů. Nepřijímejte žádný dokument, aniž se přesvědčíte, že nemá vadu. A to ani od partnerů, kterým důvěřujete.
-    Zásadně neuchovávejte významné dokumenty bez kvalifikovaného časového razítka. Na rozdíl od inkoustového podpisu má ten elektronický omezenou platnost. Pokud nebudete schopni prokázat, že jste dokument dostali, když ještě podpis platil, bude takový dokument nepoužitelný.
-    Dobře si hlídat svůj podpisový certifikát a v případě podezření z krádeže jej okamžitě nechat zneplatnit.
Ti, kdo si tyto zásady osvojí, mohou počítat s radikálním usnadněním každodenního obchodního života. Místo tisku dokumentů a spousty papírování najednou stačí pár kliknutí. Smlouva může podepsána přes e-mail. A jindy můžeme poslat e-mailem originál živnostenského listu nebo potvrzení o akreditaci. Šéf může objednávku podepsat přímo z golfového greenu. Skončí vyhledávání v šanonech a místo toho budeme faktury a objednávky „googlovat“.  Žádný údaj se nemusí zadávat opakovaně. Prostě svět, kde bude méně papírování.

Začněte ihned a zdarma

Registrace na portálu SecuStamp.com je bezplatná. Zdarma dostanete i prvních 25 časových razítek a na vyzkoušení nástroje pro ověřování a vytváření správných elektronických dokumentů. Přístup k službám portálu je unikátně snadný. Nevyžaduje žádné smlouvy, instalaci složitého software ani nákup speciálního hardware.

Více na portálu http://www.secustamp.com/