Pokud vás zaměstnavatel vyšle na služební cestu, máte nárok na stravné a cestovné. Jestliže pojedete vlastním autem, může se vám to hodně vyplatit.

Jedním z nejvyplňovanějších formulářů v zaměstnání je Cestovní příkaz. Na základě pracovní smlouvy může zaměstnavatel vyslat svého zaměstnance dle potřeby na pracovní cestu, ať již v rámci našeho státu, nebo i do zahraničí.  S nadcházejícím  vstupem do Evropské unie se stanou tyto pracovní cesty běžnou věcí.

Základní pojmy

Pracoviště
Místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě

Pracovní cesta
Doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty.
Vyplácet stravné ukládá zaměstnavateli zákon, který zároveň definuje výši stravného v závislosti na délce trvání služební cesty a s ohledem na místo, kam je služební cesta uskutečněna.

Výše sazeb stravného pro tuzemské služební cesty

Rozmezí stravného je dáno zákonem, ale přesné částky si každý zaměstnavatel určí sám - vnitropodnikovou směrnicí. Za zmínku také stojí, že výdaje na cestovní náhrady jsou ve firmách považovány za jednu z velmi citelných nákladových položek.

Výše vybraných sazeb stravného pro zahraniční služební cesty

Výši stravného v cizí měně určí zaměstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro určitý stát, ve kterém zaměstnanec tráví pracovní čas. Zaměstnavatel také může umožnit kapesné nebo  zaměstnance vybavit platební kartou zaměstnavatele na zahraniční pracovní cesty.

Motorová vozidla
Při používání silničních motorových vozidel na pracovní cesty, činí základní náhrada za 1km jízdy:

Spotřebované pohonné hmoty (PHM)
Náhrada za spotřebované PHM přísluší zaměstnanci ve výši, která se vypočítá z ceny PHM a spotřeby pohonné hmoty vozidla. Spotřeby PHM silničního motorového vozidla se vypočítá aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu, v ostatních případech se výše náhrady vypočte z průměrné ceny PHM dané zákonem.

Při použití služebního vozidla je zaměstnanec povinen vést přesnou a podrobnou evidenci ujetých kilometrů. Evidence ujetých kilometrů je vedena v knize jízd u jednotlivých vozidel - údaje je třeba vyplňovat co nejpřesněji. Vlastníkem a zároveň i správcem tohoto vozu zůstává stále zaměstnavatel, který potřebuje stav ujetých kilometrů znát za zdaňovací období.

Bude-li použito soukromé motorové vozidlo k pracovní cestě, musí takovému použití vždy předcházet souhlas zaměstnavatele. Ten sjedná se zaměstnancem výši úhrady i při použití nákladních automobilů a popřípadě autobusů.

U podnikatelů je režim přísnější, protože při použití k účelu pracovní cesty soukromého vozidla, které není zahrnuto do jmění firmy, může si do daňově uznatelných nákladů zahrnout základní sazbu za použití tohoto vozu jen tehdy, když je uveden jako vlastník v technickém průkazu. Při nesplnění této podmínky si účtuje jen cenu za spotřebované pohonné hmoty.

Zákon o cestovních náhradách také stanovuje zaměstnanci desetidenní lhůtu k vyúčtování a doložení výdajových dokladů a popřípadě vrácení zálohově poskytnutých prostředků, v extrémních případech může dojít k promlčení nároků nebo k sankcím.